従業員の「誕生日祝い」、うっかり忘れていませんか？

「絶対に忘れてはいけない」というプレッシャー

あるお客様の人事担当者から、こんな話を聞きました。 「毎月、従業員の誕生日をお祝いする制度があるのですが、その時期になると人事システムからデータを抽出し、今月の対象者をExcelでリストアップする作業が始まります。おめでたい行事の準備ですが、『今月、誕生日を迎える該当者は誰か』『漏れはないか』を一人ひとり確認していく作業は、『絶対に忘れてはいけない、間違えられない』というプレッシャーとの戦いなんです」と。

せっかくの福利厚生なのに、担当者が毎月ビクビクしながらリストを作っている。この話を聞いたとき、当社のメンバー（Y君とします）が営業事務時代に経験した話を思い出しました。

「いつか失敗しそう」という確信

当時、Y君は商品の発送日を手作業で1件ずつ計算していました。商品のリードタイム、お届け先の地域、会社の営業日、祝日。これらをすべて頭の中で組み合わせて計算し、手入力していく業務です。

「祝日をうっかり忘れて計算し、お届けが遅れてクレームになったことがありました。その時、ひやっとしたというより、『いつかやると思ってた』という感覚の方が強かったんです。仕組み上、いつか必ず失敗してしまうだろう。そんな業務を個人の根性と注意力だけで回し続けるのは、本当に不毛でした」

この「いつか失敗するだろうな」という感覚。何百人・何千人もの社員の誕生日データをエクセルで管理し、毎月のプレゼント対象者リストを作っている人事担当者の皆さんも、心のどこかで感じていることではないでしょうか。

「1%のエラー」は仕組みとして避けられない

Y君が感じていた「いつか失敗する」という確信は、決して気のせいではありません。 国の労働安全衛生に関する研究機関（※）が紹介する国際データによると、月1回未満しか行わないような「日常的ではない手作業」において、ヒューマンエラーは「100回に1回（1%）」の確率で必ず発生するとされています。

つまり、集中力や個人の注意深さに関わらず、人間の手でデータを扱う以上、確率的に1%のミスが最初から仕組みの中に組み込まれているのです。従業員数が増えれば増えるほど、手動のリスト作成は人間の限界を超え、いつか「誕生日のお祝い漏れ」という形で牙をむきます。

実際、手作業やエクセル管理からの脱却を試みる企業への調査（※製造業向けアンケート：株式会社ネクスタ調べ）でも、システム化を検討する動機として以下の要素が上位を占めています。

業務のスピードアップ（時短）だけでなく、「ミスを防ぎたい」「特定の誰かしか使えない状況を無くしたい」という、運用の安全性に関わる理由がツートップを占めているのです。

「万が一、お祝いを忘れてしまったら会社へのエンゲージメントが下がってしまう」「自分にしか分からないファイルをこれ以上増やしたくない」という切実な思いは、バックオフィス業務でエクセル管理を続けるすべての担当者に共通する大きな課題です。 「万が一、お祝いを忘れて従業員を悲しませてしまったら……、上司にこっぴどく叱られたら……」「中身を誰も知らないファイルを一人で抱え込み、何かあったら全部自分の責任になるのは避けたい」という切実な思いは、バックオフィス業務でエクセル管理を続けるすべての担当者に共通する大きな課題です。

1日かかっていた作業が、10分で終わる

Y君は、この状況を改善するために、独力で自動計算の仕組みをスプレッドシートで作り上げました。結果、それまで午前中いっぱいかかっていた業務は、わずか10分に短縮されたと言います。

「時間が空いたことで、ようやく『今より良くするにはどうすればいいか』という、未来のための相談ができるようになりました」

従業員の誕生日祝いも同じです。「今月はこの人とこの人が誕生日で、ギフトの手配をして……」そんな毎月のルーティンワークや手配漏れの不安に時間を取られるのは、本来の人事の仕事ではありません。

BeeNiiが提供するのは、ミスへの不安からの解放

BeeNii（ビーニー）は、こうした手作業による手配ミスのリスクや、確認の手間をなくすためのプラットフォームです。

マスターデータとして登録するのは、基本的に「誕生日」と「入社日」だけ。 SmartHRとの連携をしておけば、従業員情報は日々自動で同期されます。これだけで、誕生日や入社日に自動でギフトが贈られる仕組みが整います。毎月のリスト作成からも、手配漏れの恐怖からも、完全に解放されるのです。

そして私たちは今、このシンプルなデータ基盤を活かして、人事の皆さんをさらにサポートする機能開発を進めています。

その一つが、「登録された入社日をもとに、永年勤続（5年、10年など）の対象者も自動で計算し、節目が来たらアラートで通知する」という機能です。

これが実現すれば、毎月の誕生日祝いだけでなく、毎年のExcelでの複雑な勤続年数の手計算や、見落としのプレッシャーからも完全に解放されます。これからはデータを最新に保っておくだけで、日々の「お祝い」も、毎年の「節目」の準備も、すべてシステムに先回りして任せることができるようになります。

事務的な作業はBeeNiiに任せてください。そして空いた時間を、社員の方々にどんな言葉をかけ、どう感謝を伝えるか——そういった温かみのある本来の仕事に使ってほしいと、私たちは考えています。