キャンペーン事務局とは？知らないと損！運営のポイントと委託の利点を解説

そもそもキャンペーンとは

キャンペーンとは、会社や、商品の認知度の向上や販売促進を目的にした活動の一つです。
効果的なキャンペーンは集客だけでなく、企業の認知度アップにも大きく貢献します。
しっかりと実行するには、事前準備から、企画・運営・購入後のアフターフォロー・人件費など、専門的な知識が必要な場合が多いです。

キャンペーンの種類

キャンペーンの需要が高まってきてる一方で、キャンペーンを実施するまでには専門的な知識が必要な場合が多いとお伝えしました。ここでは、様々なキャンペーンの種類をご紹介します。

目的別にキャンペーンをご紹介

キャンペーンは目的別に、大きく分けると2種類あります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

会社や商品の認知度をあげたい時に実行され、誰でも参加でき当選者に景品が当たる形式のキャンペーンです。
景品表示法の適用がないため、金額の上限は設定せずに景品を用意できる利点があります。
またより多くの方に認知を広げるためには、できるだけ参加のハードルを下げることが重要です。
例としては、QRコードでLINEの友達追加、フォローリツートなどです。

新規購入者の獲得・休眠顧客への訴求・既存顧客のリピート購入など購買促進を目的として、商品を購入することで応募できる形式のキャンペーンです。
オープンキャンペーンとは違い、景品の価格に上限があり、違反した場合は罰金が適用されるので慎重に景品を選ぶ必要があります。
詳しくはこちらをご覧ください

新規顧客、リピーターなど、ターゲットに合わせて、キャンペーンを企画することが重要です。
応募したいと思わせるキャンペーンの企画内容や、買いたいと思わせる特典内容を用意する必要があります。

媒体別にキャンペーンをご紹介

キャンペーンの媒体は大きく分けて、3つのメディアに分けることができます。
メディアによって、応募する年齢層や抽選方法が違うので、自分たちが狙いたいターゲットを定めて、適切なメディアを選ぶと良いでしょう。

SNSは老若男女問わず幅広い世代の集客が見込まれ、認知度の向上とエンゲージメント率の増加が一度にできることから、利用する企業が増えています。顧客の反応がリアルタイムでわかるため、計画の見直しと改善が容易になります。
SNSごとに、ポリシーに沿った運用と、SNSの仕組みを理解した抽選方法などの専門知識を持った企画・設計が必要です。

インターネットを利用したキャンペーンのメリットは、多くの参加者が見込め、多くの人がお金を払ってくれることです。 スマホやPCから簡単に申し込みができますが、UI・UXが複雑な場合、お申し込みのハードルが高くなることが懸念されるので、綿密に動線の設計を行う必要があります。

時代とやや逆行する形にはなりますが、WEBサイトやSNSを利用しない中高年を中心に集客が可能となります。ハガキの送付から、抽選結果の発表までに、待ちの時間が長くなるため、キャンペーンの趣旨に合致しているかどうかの確認が必要です。

キャンペーンが注目される理由

冒頭で、紹介したようにWEBやSNSでのキャンペーン需要が増加しています。これは、インターネット広告費が年々増加していることからも、読み取れます。2022年の電通「日本の広告費」によると、インターネット広告費は、引き続き高い成長率で、２兆7,052億円に到達しました。WEBやSNSでのキャンペーンも広告費と言えるので、相対的に需要が高まっていると言えるでしょう。

キャンペーン運営の業務内容

キャンペーンの概要、目的、注目される背景をお伝えしたので、次にキャンペーンの企画から運営に関わる業務について述べていきます。

キャンペーン前：企画業務

要件定義
市場分析・競合調査
企画・設計
応募の規約の作成
景品の決定
宣伝・広告活動
クリエイティブの作成

キャンペーン前：事務業務

事務局の設置（コールセンター・私書箱・ブースの設置）
運営マニュアルの作成
FAQの作成
クリエイティブの印刷
キャンペーン景品の準備

キャンペーン中：運営業務

宣伝・広告活動
お問合せ対応（電話・メール・DM・SNS）
応募受付（ハガキ・WEB・SNS）
応募状況の集計

キャンペーン後：運営業務

応募結果の集計
当選者抽選・先行
個人情報の取得
当選者への連絡
商品の梱包・発送
個人情報の破棄

キャンペーンの運営には、上記で述べたように、専門知識が必要で、全てを自社で対応しようとすると、膨大に時間が取られてしまいます。
キャンペーン事務局を委託しないことが、逆に多くのお金を費やす結果になる場合も多々あります。
負担のかかる事務業務は外部に委託し、企画部分は自社で企画するなど、効率よく賢く時間を捻出しましょう。

キャンペーン運営の時に気をつける3つのポイント

キャンペーンの業務内容を見てきたので、次にキャンペーンを運営する際に気をつけるポイントをお伝えします。

進行管理を滞りなく行うこと

ャンペーン事務局の仕事は定型化された単純な仕事がほとんどですが、同時にいくつもの仕事をこなしていく必要があります。Todoリストや、進行管理用のシートなどをうまく用いて、完了率は何％なのか？どれぐらいタスクが残っているのか？などを把握すると良いでしょう。

お問合せ対応には素早く丁寧に行うこと

キャンペーンを運営することになると、お問合せ対応は必ず発生する業務です。クレームの対応、単純な質問、その他トラブルに、素早く、丁寧に対応することが必要です。ここを怠ると、SNSで瞬く間に拡散されてしまい、キャンペーンの失敗に繋がります。前もって、予測されるクレーム、質問、トラブルを想定しておき、マニュアル化をしておくと良いでしょう。

個人情報の取り扱いを厳格に行うこと

応募者を特定するような情報（氏名、住所、メールアドレスなど）は、個人情報保護法によって、慎重に扱う必要があります。個人データが外部に流出しないために様々なチェック項目が存在します。
個人情報を収集するキャンペーン事務局は、専門的な知識とノウハウをもっている担当を選ぶようにしてください。

キャンペーン事務局を委託する際の6つのメリットと3つのデメリット

上記で見てきたように、キャンペーン事務局を運営するためには、専門的な知識や同時並行でいくつものタスクを進行させる能力が必要になります。もし、自社でキャンペーン事務局をするのが難しい場合は、事務局を外部委託するのも賢い方法です。

委託する6つのメリット

外部委託する際、どんなメリットがあるのでしょうか？

1つ目のメリットは、キャンペーンをいくつも実施しているので成功するキャンペーン、失敗するキャンペーンのノウハウが溜まっているということです。

2つ目のメリットは、キャンペーン担当者の業務のタスクを減らすことができるという点です。担当者は、他にもいくつも仕事を担当しているケースがほとんどなので、大変な事務作業を事務局に委託することで、企画設計に集中できます。

3つ目のメリットは、キャンペーン実施後に、分析ができることです。どれだけエンゲージメントがあったのか、売上があったのか、応募があったのかなど、正確で多くの項目のデータをもらうことができるので、次のキャンペーンに活かすことができます。

4つ目のメリットは、キャンペーン運営で一番大変なのが、事務作業を一挙に担当できる点です。応募を集めて、当選者を決定して商品発送までを、一貫してスムーズに行えます。

5つ目のメリットは、キャンペーンごとに、予測されるクレーム、質問、トラブルを事前に把握し、対処する能力がある点です。丁寧に、素早く対応することにかけて、プロです。

6つ目のメリットは、個人情報の管理方法が確立している点です。個人情報が流出してしまえば、会社の名誉も関わるので、ほんとに慎重に扱うことが必要です。

委託する3つのデメリット

一方で外部委託する際、どんなデメリットがあるのでしょうか？

1つ目のデメリットは、自社でキャンペーン事務局のノウハウが貯まらないという点です。外部委託することで、キャンペーンの実行は楽にはなります。しかし、ノウハウは委託先がもっているので、自社でキャンペーンを何度もやりたいという意思があるのなら、デメリットになるかもしれません。

2つ目のデメリットですが、外部委託するとどうしても、お金がかかってしまうという点です。委託する場合は、キャンペーンの担当者の普段の業務量もみつつ、慎重に考えましょう。

3つ目のデメリットは、委託業者の評判がわからないということです。口コミを集めるのも大変ですよね。一旦、複数の候補と、ミーティングしてみるのも1つの手です。自分たちの課題を解決してくれるのか？目的と合っているのかなどを確認しましょう。

実績・ノウハウのある会社

1つ目は、キャンペーン運営の実績・ノウハウがあるのかどうかです。事務作業の実績・ノウハウがしっかり蓄積されているのかを、サイトや、電話や、無料相談で確認しましょう。

個人情報の管理が万全な会社

2つ目は、個人情報の管理が万全であるかどうかです。キャンペーン運営をする際に、個人情報の管理をするのは、切っても切れない関係です。どんな体制で、どんな管理方法で、だれが担当するのかをしっかり確認しましょう。

業務の対応範囲が広い会社

3つ目は、委託できる業務の範囲が広いかどうかです。キャンペーンによって、業務内容はさまざまです。自分たちのやりたいことが、依頼する事務局で過不足なくできるのかを確認しましょう。

キャンペーン事務局を外部に委託した際の費用相場

キャンペーン事務局を外部に委託した際、1件あたり10万円からが目安です。
最終的な金額は、業務の委託内容や、応募・出荷の条件によっても違います。
具体的には、期間や、週に一回応募状況のレポートがほしいかや、当選者を決めて景品を発送するまでを委託するかなどです。

まとめ

キャンペーンの成功は、目的に沿った企画設計と運営が重要です。

キャンペーン事務局とは

自社商品の認知度向上や販売促進を目的として実施されるキャンペーンの運営面を担うバックヤードのことです。

キャンペーン事務局の外部委託のメリット

キャンペーン成功の手法が確立しており、担当者の負担を減らすことができること。キャンペーン実施後の分析ができ、準備から運営・発送までの進行管理が充実していること。お問合せ対応のプロが担当し、個人情報の管理体制が整っていること。

キャンペーン事務局の外部委託する際の選定ポイント

実績・ノウハウがあり、個人情報の管理が万全な会社か？業務の対応範囲が広い会社なのか？

キャンペーン事務局の代行をご検討されている方へ

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